Un domingo a finales de enero, Melinda Buchmann, que vive en Florida y supervisa las relaciones con los clientes para RevShoppe, una empresa remota de 30 personas que asesora a organizaciones sobre técnicas y estrategias de ventas, llegó a Banff, Alberta, para ayudar a establecer una empresa de cuatro días. reunión.
El último día del evento, se unió a ella su esposo, Josh, director de asociaciones estratégicas de la empresa de entrega DoorDash, que también trabaja de forma remota. Pasaron dos días tranquilos caminando por el Parque Nacional Banff y visitando Lake Louise.
“Aprovecho porque no sé cuándo volveré”, comenta Buchmann sobre la decisión de combinar el tiempo de inactividad con un viaje de negocios.
A medida que la vida laboral pospandemia ha cambiado y los acuerdos ahora incluyen la asistencia a la oficina a tiempo completo, así como el trabajo híbrido y remoto, también lo han hecho los viajes de negocios. El fenómeno conocido como bleisure, o viajes combinados de negocios y placer, fue inicialmente adoptado en gran medida por los nómadas digitales. Pero este tipo de viajes combinados ahora también son populares entre personas fuera de ese grupo. Allied Market Research, una subsidiaria de Allied Analytics, con sede en Portland, Oregon, estimó que el mercado de viajes bleisure fue de 315.300 millones de dólares en 2022 y alcanzaría los 731.400 millones de dólares en 2032.
A medida que los empleados añaden cada vez más tiempo libre a sus viajes de negocios, las empresas luchan por determinar dónde comienza y termina su obligación legal de proteger a los empleados de cualquier daño, su llamado deber de diligencia. Y los trabajadores pueden pensar que debido a que su viaje comenzó por negocios, recibirán toda la ayuda que necesitan si algo sale mal en el ámbito del ocio. En cambio, generalmente deberían considerar la parte de ocio de un viaje como unas vacaciones habituales donde cubren todos los gastos y contingencias.
Las empresas son responsables de saber dónde se encuentran sus empleados durante un viaje de negocios, cubrir los gastos en caso de accidente o emergencia, conseguir un nuevo alojamiento si un hotel sufre daños e incluso cambiar un coche de alquiler averiado. Aún así, no está del todo claro si esa cobertura termina por completo después de la conferencia o la última reunión con el cliente.
Las empresas reconocen que las amenazas están aumentando, dijo Robert Cole, analista senior de investigación especializado en alojamiento y viajes de placer en Phocuswright, una empresa de investigación de mercado. Están tratando de descubrir cómo cuidar de un recurso valioso de la empresa, el empleado, sin exponerse a riesgos financieros o posibles litigios.
“Elaborar una política integral que equilibre los objetivos comerciales, el bienestar de los empleados y las consideraciones legales puede ser un desafío”, escribió en un correo electrónico Nikolaos Gkolfinopoulos, director de turismo de ICF, una empresa de servicios de consultoría y tecnología en Reston, Virginia.
Los empleados pueden estar solos sin darse cuenta y pueden verse sorprendidos por los gastos de bolsillo si necesitan atención hospitalaria en el extranjero o una evacuación, dijo Suzanne Morrow, directora ejecutiva de InsureMyTrip, un sitio en línea de comparación de seguros de viajes en Warwick, Rhode Island.
Morrow dijo que la cobertura médica proporcionada por una empresa “generalmente es sólo para las fechas del viaje de negocios real al extranjero”. Si los viajeros extienden el viaje por motivos personales, agregó, “querrían asegurar cobertura médica de emergencia durante ese tiempo adicional en el extranjero”.
Los empleadores y los empleados deben determinar cuándo termina la parte de negocios del viaje y comienza el segmento de ocio, un detalle importante si un empleado tiene una emergencia médica. “¿Dónde termina la responsabilidad corporativa?” dijo Kathy Bedell, vicepresidenta senior de BCD Travel, una empresa de gestión de viajes.
Las empresas tienen diferentes políticas para hacer frente a la nueva amalgama de viajes. La directora ejecutiva de RevShoppe, Patricia McLaren, con sede en Austin, Texas, dijo que la compañía ofrecía opciones de viaje flexibles y permitía a los empleados trabajar en cualquier lugar que eligieran.
Aun así, existen limitaciones. La empresa exige que todos los empleados, incluidos los ejecutivos, firmen exenciones de responsabilidad y seguros cuando se encuentran en un viaje voluntario patrocinado por la empresa, como una reunión fuera de las instalaciones. Estas exenciones suelen imponer a los empleados la responsabilidad de su propio bienestar. Y si traen a alguien, son responsables de los gastos de esa persona.
Los empleados son responsables de solicitar el tiempo libre remunerado y notificar a sus jefes su paradero, aunque esa parte no es un requisito. Los gerentes deben garantizar una dotación de personal adecuada, afirmó McLaren.
En otros lugares, es posible que los empleados no se molesten en mencionar la parte de ocio de su viaje. Eliot Lees, vicepresidente y director general de ICF, dijo que cuando era niño viajaba con sus padres cuando combinaban negocios y ocio. Sus padres eran académicos y combinaban las vacaciones con las conferencias.
Ahora él hace lo mismo. “Creo que nunca pedí aprobación”, dijo. (ICF no tiene una política formal de viajes de negocios o de ocio. Se permiten como parte del tiempo libre personal). Después de una conferencia en los Países Bajos el año pasado, pasó cuatro días caminando por la parte norte del país.
“Voy a cualquier parte y tomo más riesgos de los que debería”, dijo. Dijo que no tenía seguro personal de viaje o de accidentes.
Cualquier indiferencia puede evaporarse rápidamente si surge una amenaza. Los expertos en seguridad dicen que incluso los lugares de bajo riesgo pueden convertirse en de alto riesgo durante unos días o semanas del año.
“A las empresas les preocupa perder visibilidad sobre el paradero de un viajero si reservaron vuelos y hoteles fuera de su empresa de gestión de viajes corporativos”, escribió en un correo electrónico Benjamin Thorne, gerente senior de inteligencia en Londres para Crisis24, una subsidiaria de GardaWorld. “La empresa puede pensar que el viajero se encuentra en una ciudad cuando, en realidad, podría haber reservado un paquete de vacaciones a otra ciudad cercana. Esta falta de visibilidad por parte de la empresa dificulta el apoyo a los viajeros cuando ocurre un desastre”.
También planteó la posibilidad de que “un viajero con reservas y expectativas de viajes de bleisure pueda ver cancelado su viaje de trabajo debido a cambios en el entorno de riesgo o en la política de la empresa, alterando sus planes de ocio”.
¿Una empresa intervendrá fuera del horario laboral si hay un problema? “Eso depende de cómo esté reservado”, dijo Cole, analista senior de investigación de Phocuswright. Una regla general es que cuanto más nos alejamos del control corporativo, mayor se vuelve el área gris.
La mitad de los clientes de GoldSpring Consulting asumen la responsabilidad de todo el viaje, dijo Will Tate, socio de la consultora con sede en Cross Roads, Texas, y contador público certificado. No quieren correr el riesgo de reputación. La otra mitad dice: “El viaje de negocios terminó el viernes. Ahí es cuando terminamos nuestro deber de cuidado”.
Algunas empresas están intentando definir y reducir la zona gris. “Si claramente estás en tiempo personal, no existe ningún requisito legal para que tu empleador te mantenga”, dijo Nicole Page, abogada cuya práctica incluye derecho laboral en Reavis Page Jump en Nueva York.
Uber brinda a los empleados avisos antes de un viaje, evaluaciones de viaje, consejos de seguridad durante el viaje y asistencia de emergencia en viajes, incluida ayuda médica, apoyo en viajes en aeropuertos, asistencia urgente y de emergencia, y seguro de propiedad personal perdida o robada, ya sea que estén en viajes de negocios o de placer o una combinación.
Y en DoorDash, Chris Cherry, jefe de seguridad global, escribió en un correo electrónico que “si bien los viajes personales no son algo que rastreamos, hemos recibido solicitudes para ampliar nuestras capacidades de soporte de viajes a los viajes personales”. Cherry dijo que en esos casos, la compañía agregó manualmente los itinerarios de ocio de los empleados a su sistema de gestión de riesgos de viajes y “proporcionó el mismo nivel de supervisión que hacemos para los viajes de negocios regulares”.
Los Buchmann planean viajar este mes a Barcelona, España, para la Convención Mundial de McDonald’s. DoorDash tendrá un stand y el Sr. Buchmann trabajará en el piso de exhibición y también entretendrá a los clientes.
Le acompañará la señora Buchmann. Ella planea hacer turismo por la mañana y trabajar por las tardes y noches, hora de Barcelona. También se tomará tres días libres remunerados y ha compartido sus planes con la Sra. McLaren, directora ejecutiva de RevShoppe.
Se quedarán un día después de la conferencia y tienen previsto visitar el Teatro-Museo Dalí de Figueres. “Estoy seguro de que no faltarán tapas y escaparates durante el camino”, afirmó Buchmann. Espera volver al trabajo el próximo lunes.
