La reunión anual del Foro Económico Mundial, comúnmente conocida como Davos, recibe cada enero a más de 3.000 líderes mundiales de los negocios, la política y la sociedad civil en la ciudad suiza del mismo nombre. Se reúnen para abordar cuestiones apremiantes como el cambio climático y los desafíos económicos y geopolíticos. Davos, que comienza el lunes y termina el viernes, fue iniciado en 1971 por el economista alemán Klaus Schwab, quien inicialmente lo llamó Simposio Europeo de Gestión.
Severin Podolak, director de operaciones y gestión de eventos del Foro Económico Mundial desde 2021, ayuda a diseñar el evento, gestionarlo y garantizar su éxito general. Antes de asumir este cargo, el Sr. Podolak ocupó un puesto similar en Swiss Re Group, una compañía de reaseguros con sede en Zurich. Tiene más de 20 años de experiencia en eventos y hotelería.
“Estoy a cargo de los detalles esenciales de la reunión y soy la persona que se asegura de que la tecnología funcione, que las salas sean lo suficientemente cálidas y que todos estén bien alimentados”, dijo. El horario de las sesiones, el alojamiento de los asistentes y el transporte hacia y desde Davos también son competencia del Sr. Podolak.
Se sintió atraído por el puesto, dijo, porque le apasiona “orquestar eventos impactantes que impulsen el cambio global”.
“La misión del foro de mejorar el estado del mundo a través de la colaboración de múltiples partes interesadas resuena profundamente con mis valores profesionales”, dijo el Sr. Podolak.
Davos, la reunión más grande del foro, se desarrolla en tres lugares: el Centro de Congresos; Kurpark Village, un chalet temporal de madera de casi 65.000 pies cuadrados que debutó en 2024; y el Estadio de Hielo de Davos, donde se juega hockey. En conjunto, se las conoce como Zona Segura y se encuentran a cinco minutos a pie una de otra.
Podolak dijo que la reunión abarcó más de 500 sesiones durante cinco días, de 8:30 am a 9 pm. Las sesiones incluyen paneles sobre temas globales como la sostenibilidad, la inteligencia artificial y el estado de la democracia en todo el mundo, y grupos pequeños y grupos solo por invitación. discusiones para la resolución de problemas.
“Cada sesión, ya sea un desayuno, una cena o un discurso ante un grupo grande, tiene un propósito”, dijo. “Nada de lo que organizamos es únicamente para establecer contactos, aunque eso termina sucediendo”. Señaló que las organizaciones e individuos que asistieron a la reunión planearon las fiestas posteriores y otros eventos sociales, no el Foro Económico Mundial.
La planificación de la reunión es una tarea que dura un año para un equipo interno de eventos de 15 personas. “Tan pronto como termina un Davos, comenzamos a planificar el siguiente y nos reunimos semanalmente hasta dos meses antes, cuando comenzamos a reunirnos todos los días, a veces varias veces. diariamente”, dijo.
La siguiente entrevista fue realizada en vídeo y ha sido editada y condensada.
¿Puede darnos más detalles sobre lo que hace su equipo por Davos?
La principal responsabilidad del equipo de eventos es desarrollar el concepto general del evento y coordinar a los distintos contribuyentes, incluidos los contratistas internos y externos. Planificamos el evento, negociamos contratos con proveedores, aseguramos el cumplimiento del presupuesto y gestionamos las relaciones con las distintas partes interesadas.
Nuestro equipo es responsable de toda la infraestructura y fuerza laboral para el evento, contratando alojamiento y brindando logística integral para los participantes y el personal, incluido el transporte. También creamos el concepto de alimentos y bebidas, gestionamos el transporte de mercancías y materiales y nos encargamos de la logística de las sesiones. Esto significa garantizar que cada sala de sesiones esté equipada y configurada de acuerdo con los requisitos de la siguiente sesión. Esto también incluye la gestión de aspectos tecnológicos como configuraciones de audio y visuales.
Después del evento, nuestro trabajo es garantizar que se recopilen los comentarios relevantes y que los hallazgos se incorporen al concepto del evento del próximo año.
¿Qué criterios utiliza para cambiar la organización de Davos cada año?
La experiencia de los asistentes, por supuesto, es crucial. Contamos con personal sobre el terreno que recopila comentarios de los asistentes en el lugar y realiza cambios para el año siguiente en consecuencia. En los últimos años, los participantes nos han dicho que querían lugares en nuestras sedes para tener reuniones informales entre sesiones. En respuesta, este año contamos con salones con mesas de diferentes tamaños y sofás y estaciones de comida y bebida donde la gente puede reunirse.
¿Cómo se garantiza la seguridad en múltiples eventos y ubicaciones?
Durante Davos hay alrededor de 5.000 agentes de seguridad en el lugar, entre ellos militares suizos, policías y empleados de empresas de seguridad privadas. Algunos oficiales están uniformados mientras que otros no, pero la seguridad es visible y hay múltiples puntos de control en todas partes.
¿Cómo se diseña la agenda para proporcionar una distribución equilibrada del tiempo?
Tratamos de asegurarnos de que cada sesión aborde un tema relevante y tenga equilibrio y diversidad. Las sesiones duran aproximadamente entre 45 minutos y una hora e incluyen una mezcla de personas de diferentes países, géneros e industrias.
¿Cómo se garantiza que los eventos comiencen y finalicen según lo previsto?
Llegar tarde no es una opción porque transmitimos en vivo más del 50 por ciento de las sesiones. Los iniciamos a tiempo incluso si la sala no está llena o si todavía hay gente entrando. A veces, se exceden, pero los moderadores se encargan de esto y tenemos al menos 45 minutos entre sesiones para limpiar la sala y preparar la siguiente. sesión.
¿Dónde se alojan los asistentes y cuáles son los arreglos para transportarlos desde sus hoteles a los eventos?
Tenemos contratos con más de 45 hoteles en Davos y la vecina ciudad de Klosters. La mayoría reserva alojamiento con nosotros cuando se registran. Disponemos de cuatro líneas de lanzadera que conectan los distintos hoteles con las sedes. Además, todos los asistentes tienen acceso a transporte público gratuito desde y hacia las sedes.
¿Cómo aborda cualquier problema médico que pueda surgir?
Disponemos de una enfermería en el Centro de Congresos con médicos presentes todo el día para cualquier cosa que pueda pasar.
Ha dicho que la sostenibilidad es una prioridad a la hora de organizar el evento. ¿Puedes compartir más detalles?
La sostenibilidad es el núcleo de la organización y tenemos muchas iniciativas para ser lo más ecológicamente responsables posible. Nuestra calefacción se proporciona únicamente con pellets de madera locales. No utilizamos petróleo ni gas. Utilizamos únicamente iluminación LED y la mayor parte de nuestra flota de transporte son vehículos eléctricos.
Con respecto a los alimentos, utilizamos tecnología de inteligencia artificial para determinar cuánto queda sin consumir y qué se puede salvar. Donamos todo lo que podemos ahorrar a una organización benéfica local, 4Reasons, que dirige un restaurante temporal durante Davos que está abierto a todos. Cenar no tiene costo, pero sí solicitan una donación.
¿Qué te mantiene despierto por las noches durante Davos? ¿Qué es lo que más te preocupa?
En Davos, los días son largos y la carga de trabajo puede ser pesada. Por la noche suelo estar tan exhausto que duermo como una piedra. Davos es el resultado de un año de preparación con un equipo muy competente y confío en que tenemos control sobre lo que podemos gestionar.
Sin embargo, en un evento complejo con tantos participantes y partes en movimiento, no es posible predecirlo todo. Por lo tanto, mis esfuerzos se centran en cómo podemos afrontar mejor situaciones impredecibles. En última instancia, mis principales preocupaciones son el equipo: mantenerlos sanos y equilibrados en su trabajo durante el evento es de suma importancia.
¿Puede hablarnos del calendario de Davos, que comienza el día de la toma de posesión presidencial de Estados Unidos?
Sabemos que la toma de posesión significa que puede haber una menor huella política de Estados Unidos en la reunión. Este año, no sabemos qué pasará porque los funcionarios del gobierno tienen hasta la fecha anterior al evento para registrarse. Sin embargo, todavía asiste un fuerte contingente de líderes empresariales y medios de comunicación estadounidenses.
